Hoe kun je er voor zorgen dat medewerkers uit verschillende vestigingen, ondanks de afstand, een goed team vormen? Met dat probleem worstelde het bedrijf dat ik dadelijk aan je ga voorstellen. Door een aantal praktische oplossingen voor online leren en samenwerken te implementeren in hun LMS, is dat gelukt. In korte tijd werden de leden van een nieuwe afdeling, het Innovatieteam, een hechte groep met de neuzen dezelfde kant op, ondanks dat ze elkaar nooit fysiek hadden ontmoet! Hieronder ontdek je 4 van de tools die ze daarbij hebben gebruikt.

Case Study: Het innovatieteam bij Innov-AI Software Solutions

Bedrijf: Innov-AI Software Solutions
Afdeling: Innovatieteam

Situatieschets:
Innov-AI Software Solutions is een technologiebedrijf dat is gespecialiseerd in softwareontwikkeling. Het bedrijf heeft onlangs een nieuw innovatieteam samengesteld om ideeën te genereren voor het ontwikkelen van geavanceerde toepassingen.

Het team bestaat uit de volgende leden: Anna, Mats, Odin en Liv uit Noorwegen, Mark, Emma, Ilse en Sander uit Duitsland, Lisa, Brandon, Andrew, Mia en Alex uit New York en Sarah, Lucas en Kevin uit Amsterdam. Elk lid heeft weer andere vaardigheden en achtergronden, wat bijdraagt aan een divers en creatief team. 

Omdat ze op afstand van elkaar werken heeft het bedrijf er voor gekozen hun Learning management Systeem als gemeenschappelijke werk- en leeromgeving te gebruiken. Op die manier kunnen de capaciteiten van elk teamlid zo snel mogelijk worden benut.

Leer- en samenwerkingsbehoefte:
Omdat de leden elkaar voorlopig niet fysiek zullen ontmoeten, is er voor gekozen om het LMS als centraal punt te gebruiken. De teamleden moeten eerst een aantal trainingen volgen, zodat ze allemaal hetzelfde uitgangsniveau hebben. Daarna zullen ze als team moeten samenwerken om tot nieuwe ideeën te komen.

Uitdaging:
Deze medewerkers zijn allemaal creatief en denken “out of the box”. Daarom worden er hoge eisen gesteld aan de online trainingen en werkvormen. 

Oplossing:
1:  E-learning modules

Mark, Brandon, Mia en Kevin zijn de nieuwste medewerkers. Zij moeten nog een aantal technische trainingen volgen om aan te sluiten bij de kennis van de andere teamleden.
Het lesmateriaal bestaat hoofdzakelijk uit video’s en opdrachten die ze kunnen uploaden voor feedback door de docenten.

Het volledige team volgt bovendien een interactieve e-learning module over het concept van ‘Design Thinking’. Ze leren de stappen van het proces, zoals empathie, definitie, ideevorming, prototyping en testen. Ze bekijken video’s, lezen casestudies en beantwoorden quizvragen om hun begrip van de concepten te testen. Hierna hebben ze een goede basis om over te gaan tot de volgende stap.

2: Brainstormsessies
Het innovatieteam begint met een brainstormsessie om nieuwe productideeën te genereren. Ze gebruiken een online whiteboardtool in het LMS om ideeën te delen en te bespreken. Anna, Mark, Lisa, Alex en Sarah dragen elk hun eigen ideeën aan. De rest van het team haakt daarbij aan en ze bouwen voort op elkaars suggesties. Ze stimuleren een open en creatieve sfeer om zoveel mogelijk ideeën te verzamelen.

Alle ideeën worden gedocumenteerd en opgeslagen in het LMS. Tenslotte maken ze een keuze uit de ideeën die ze verder willen uitwerken in de volgende stap.

3: Prototype
Om de meest veelbelovende ideeën verder te ontwikkelen, gaat het team over tot prototyping. Anna vormt samen met Sander, Mia en Kevin een projectgroep. De andere teamleden vormen ook nog 3 groepen, zodat er 4 projectgroepen zijn die ieder 1 specifiek idee gaat uitwerken. Ze gebruiken een virtueel prototypingprogramma op het LMS om hun concepten om te zetten in interactieve demo’s. Door veelvuldig de tussenresultaten met elkaar te delen, wordt van elk idee een werkend prototype gemaakt.
Tenslotte worden de prototypes via online sessies voorgesteld aan de directie van Innov-AI Software Solutions. 

Om het beste te halen uit iedere deelnemer van het nieuwe team, heeft het L&D besloten gebruik te maken van een beetje gezonde competitie. Dit doen ze via:

4: Gamification
In het LMS is een functie opgenomen die precies bijhoudt wat de waardering is voor elk van de getoonde prototypes. Het team met het hoogste aantal punten is de winnaar. Zij worden in het zonnetje gezet bij de eerstvolgende virtuele company-magazine en verdienen een extra vrije dag.

Samenvatting

Met een beetje creativiteit en de juiste online tools, kun je snel een global team vormen dat uitstekend samenwerkt en dat in korte tijd al resultaten oplevert, ondanks dat ze fysiek niet bij elkaar in de buurt zijn.
Natuurlijk werkt deze aanpak ook bij teams die landelijk gespreid zijn of waarvan de medewerkers grotendeels of volledig vanuit huis werken. Een werkwijze om in je achterhoofd te houden als de situatie in jouw organisatie voorkomt.